Служебная записка об необходимость убрать должность библиотекарь по закону из штатов: образец 2024 года
Составление штатного расписания – обязанность работодателя. В нем отражается кадровый состав и оклады сотрудников. Локальный акт необходимый для нормального функционирования организации.
Успешные компании увеличивают объем производства, разрабатывают новые направления деятельности. При этом возникает потребность в привлечении дополнительных сотрудников.
В других случаях, к примеру, во время кризиса, происходит сокращение числа работников. Все эти изменения требуют внесение поправок в штатный состав и численность на предприятии, а инициативной бумагой, обосновывающей перемены, является служебная записка на изменение штатного расписания .
Внести корректировки придется и при изменении окладов.
Документальная форма в 2024 году
Желаете получить больше знаний по теме? Прочитайте статью до конца.
Правовая сторона
Основанием для приема на работу нового сотрудника является наличие свободной должности в соответствии со штатным расписанием. Его наличие предусмотрено статьей 15 ТК РФ .
Составление служебной записки при внесении изменений в локальный документ не предусмотрено законодательно. Тем не менее, многие организации используют документ в документообороте, так как он удобен для составителя и руководителя, которому даются пояснения, почему необходимо внести правки в локальный акт.
Штатное расписание фиксируется на установленном бланке по форме Т-3 , а служебная записка пишется в произвольной форме. Хотя предприятие вправе разработать бланк самостоятельно, закрепив его форму в учетной политике.
Документ хранится в архиве организации 5 лет. Об этом говорится в 125-ФЗ, а также в «Законе о бухгалтерском учете» .
к содержанию ↑Кто и когда составляет
Закон не дает четких указаний, кому должна принадлежать инициатива внесения изменений в штатное расписание. Обычно потребность в кадрах и возможность оптимизации кадрового состава отслеживают специалисты отдела кадров. Однако нередко о необходимости ввести новую должность сообщают начальники подразделений.
При увеличении объема работ и при прочих обстоятельствах именно руководитель цеха либо отдела видит, что имеющиеся на данный момент сотрудники с объемом работ не справляются.
Инициатор пишет служебную записку, передает ее руководителю компании. Последний прорабатывает вопрос с финансовой и кадровой службами и издает приказ при принятии положительного решения.
Служебная записка передается лично директору, через секретариат, электронно, если в компании действует ЭДО.
к содержанию ↑Правила составления и оформления
Предприятие вправе самостоятельно разработать форму служебной записки. Для первичных документов есть требования в отношении содержания в них необходимых реквизитов. Они отражены в 402-ФЗ. В «первичке» должны присутствовать:
- наименование, отражающее суть;
- дата, когда составлен документ;
- реквизиты компании;
- описание хозяйственной операции;
- единицы измерения;
- ФИО составителя;
- подпись.
После подписания служебной записки она передается руководителю компании.
к содержанию ↑Поэтапное заполнение документа
| n/n | Описание части |
| 1. | Чтобы определить заявителя и адресата, в шапке документа указывается должность и ФИО руководителя компании и лица, составившего документ. Например, «Директору ООО «Лабиринт» Егорову В.Д. от начальника отдела продаж Ломова Е.Д.». |
| 2. | В середине листа располагается названия документа: «служебная записка». |
| 3. | В основной части отражается суть (обоснование) хозяйственной операции: «В связи с открытием нового обособленного подразделения, магазина «Лабиринт-Строй», прошу одобрить внесение в штатное расписание изменений: добавить три новые должности: продавец – в количестве 2 человек, с окладом 27.000 рублей, заведующий магазином – в количестве 1 человек, с окладом 40.000 рублей». |
| 4. | После этого ставится дата составления служебной записки и подпись начальника отдела кадров. |
| 5. | В документе указывается дата составления. |
При внесении изменений в штатное расписание инициатор доводит информацию о необходимости сделать это при помощи служебной записки. Документ не является обязательным. Но многие организации используют его или разрабатывают форму самостоятельно. В архиве организации служебная записка хранится в течение 5 лет.
Из вышесказанного следует, что специальной формы акта на списание автошин не существует. Его разрабатывает компания самостоятельно. Печать на нем требуется.
Как грамотно составить служебную записку
Чем служебная записка отличается от докладной и объяснительной? Какие реквизиты должны быть в служебной записке? Как их регистрировать? Каков порядок передачи (по электронным каналам связи, лично, через секретаря и пр.)? Сколько нужно их хранить? В статье даны ответы на самые необходимые вопросы, которые могут возникнуть у отдела кадров.
С лужебные записки являются незаменимым средством внутренней коммуникации в организации. Причем они отличаются от докладных и объяснительных записок.
В статье дан классический пореквизитный анализ документа: какие реквизиты оформлять и как это делать. Прокомментируем ситуацию с отсутствием / наличием на служебных записках наименования организации и заголовка к тексту.
Объясним, как их можно регистрировать и как доставлять адресатам. Расскажем о сроках хранения.
Функционирование любой организации, независимо от сферы деятельности и формы собственности, невозможно без осуществления коммуникации между ее сотрудниками. В большинстве случаев она реализуется устно.
Однако в ряде случаев (особенно когда речь идет о кадровом делопроизводстве) возникает потребность в документировании обмена информацией. Одним из основных видов документов, с помощью которых осуществляется коммуникация внутри организации, является служебная записка.
В Словаре 1 приводится следующее определение: «служебная записка – это информационно-справочный документ («внутренняя переписка»), используемый для обмена информацией между структурными подразделениями организации и работниками».
Другими словами, это документ, составленный руководителем или работником одного структурного подразделения и адресованный руководителю или работнику другого структурного подразделения. При этом следует обратить внимание, что, как правило, коммуникация посредством служебных записок осуществляется между работниками, имеющими одинаковый должностной статус.
Данный вид документа обеспечивает взаимодействие работников по горизонтали, что позволяет оперативно решать вопросы, входящие в их компетенцию, без вовлечения вышестоящих должностных лиц. Это и является основным отличием служебной записки от другого вида документа, имеющего похожее наименование, – докладной записки.
Но на практике порой в организациях служебные и докладные записки не разграничиваются из-за схожести назначения – используется какой-то один вид документа для обеих целей: коммуникации по горизонтали и вертикали.
Встречаются еще объяснительные записки, которые составляются обычно подчиненными по требованию руководства, для письменного изложения причин каких-то негативных событий, поступков. Это дает возможность оправдаться либо фактически письменно засвидетельствовать отсутствие «смягчающих обстоятельств».
Служебные записки могут составляться по самым разнообразным вопросам, касающимся работы структурного подразделения или должностного лица: организационным, кадровым, материально-технического и информационного обеспечения и др.
к содержанию ↑Когда составляется служебная записка об изменении штатного расписания и образец ее написания
Штатное расписание организации – важный документ (локальный акт), наличие которого необходимо и закреплено трудовым кодексом.
Оно служит для формирования организационной структуры в компании и отражает в себе все основные производственные моменты, касающиеся сотрудников (в нем указано их рабочее время, размер зарплаты и надбавок, причисление к тем или иным структурным подразделениям и т. д.).
Для того, чтобы при необходимости внести коррективы в этот документ, и составляется служебная записка. Как это правильно сделать и что указать при ее оформлении, будет рассмотрено ниже.
Почему нужен такой документ?
Во всех организациях штатное расписание составляется строго исходя из требуемого количества сотрудников и объема выполняемых ими работ, а также является локальным актом, определяющим организационную структуру, наличие в фирме отделов, подразделений, их взаимную подчиненность и отражает форму оплаты труда.
Подобное определение закреплено, в частности, в Трудовом Кодексе. В статье 15 ТК РФ указывается, что все трудовые отношения строятся вокруг такого рода локальных актов, включая и само штатное расписание. Его наличие необходимо для всех компаний и индивидуальных предпринимателей, что может быть проверено контролирующими органами.
При этом независимо от причин, по которым будут произведены изменения, последние должны быть обязательно полностью отражены в служебной записке. После составления этот документ подлежит регистрации в специальном журнале.
к содержанию ↑Кто должен составлять?
Четких указаний насчет этого вопроса в российских законодательных актах не дается. Как правило, их составляют работники службы кадров, которым необходимо сообщить об изменениях в численном составе рабочего коллектива (как при сокращении, так и при приеме новых работников), которое повлечет за собой и изменение расписания.
Кроме этого, записки могут составляться и руководителями отделений (например, если по техническим причинам приходиться сократить общее рабочее время либо если при расширении рабочих мощностей выявилась нехватка рабочих кадров, и требуется набрать дополнительных сотрудников).
к содержанию ↑Требования
Жестких требований к составлению служебных записок, касающихся штатного расписания, не предусмотрено (равно как и к правилам оформления самого расписания – несмотря на наличие унифицированной формы, допускается ее изменение).
Основное, чего следует придерживаться – это общего правила по заполнению подобных документов:
- вначале следует составить шапку, содержащую в себе основные сведения об адресате и составителе;
- затем указать наименование записки и ее номер (в случае его наличия);
- после чего описывается основное содержание, рассказывающее о причинах, вызвавших необходимость внесения корректировок в расписание, а также предложения по решению этого вопроса (к примеру, увеличить штатное число работников);
- в конце любой служебной записки всегда ставится подпись составителя и ее расшифровка.
Как правильно написать?
Cлужебная записка, сообщающая об изменении штатного расписания (с образцами можно ознакомиться ниже), пишется аналогично другим служебным запискам. Сначала следует указать сведения о составителе (к примеру – “от работника кадрового отдела Сидорова А.А.
директору ООО “Циклон” Иванову Р. Р.“).
Затем указывается наименование записки (об изменении расписания), после чего следует главная информация.
В документе указываются причины, повлекшие за собой необходимость внесения изменений: увеличение либо сокращение рабочего штата, изменения в базовом окладе работников, изменение размера различных надбавок, изменение рабочего времени и другие.
Далее следует указание мер, которые предполагается предпринять (в данном случае просьба внести настоящие корректировки в штатное расписание организации).
Как верно оформить?
После того, как служебная записка составлена, ее следует зарегистрировать в специальном журнале (предназначенном для внутреннего учета записок). С этой целью ей должен быть присвоен номер согласно с принятой в компании нумерацией такого документа. После этого документ передается начальству (либо лицу, уполномоченному производить корректировки в штатном расписании), которое и принимает решение о том, следует ли принимать обозначенные изменения.
В случае, если расписание изменяется, издается соответствующий приказ, сообщающий о внесении необходимых корректировок.
Следующая
