Сроки хранения обходных листов
При увольнении своих подчиненных каждый руководитель предприятия желает быть уверенным, что сотрудники не заберут со своего рабочего места что-то важное — ключи, документы и др. Представленная предосторожность особо актуальная, когда происходит увольнение работника, который имел статус материально ответственного лица.
Для обозначенных целей работодатели используют обходной лист.
Обходной лист — это документ, необходимый для проверки и выявления наличия или отсутствия у работника, с которым расторгается трудовой договор, задолженности перед руководителем предприятия. Относится это к предоставленным ему для выполнения своих трудовых обязанностей товарно-материальных ценностей, и к делам, документами которых он занимался до увольнения.
В некоторой степени оформление обходного листа усложняет процедуру расторжения рабочего договора с сотрудником, но в тоже время служит подтверждением отсутствия взаимных претензий у обеих сторон при увольнении. Обязательно ли составление представленного документа, на что он влияет и как его оформить — подробнее в настоящей статье.
к содержанию ↑Для чего необходим?
Несмотря на то, что в положениях нормативно — правовых актов, регулирующих трудовой процесс, не существует понятия «обходной лист», процесс увольнения работника редко происходит без его составления.
Обходной лист может быть использован для выполнения следующих задач:
- Он может служить доказательством того, что увольняемый работник вернул руководителю предприятия доверенное ему имущество (оргтехнику);
- Также, при помощи обходного листа можно подтвердить факт передачи предоставленных увольняемому работнику дел и рабочих документов его преемнику;
- С целью документального подтверждения того факта, что работник утратил возможность использовать информационные ресурсы компании.
Правила составления обходного листа и процесс его подписания регулируется локальными документами организации, но в целом обозначенная процедура сводится к тому, что обходной лист выдается трудящемуся на руки перед оформлением приказа об увольнении. Далее должностные лица предприятия вносят в приказ отметки об отсутствии у подчиненного задолженностей по делам организации и о предоставлении руководителю предприятия товарно — материальных ценностей компании и документов.
Подписанный увольняемым трудящимся и руководителем организации обходной лист сдается в отдел кадров предприятия и хранится в личном деле подчиненного. Срок хранения представленного документа установлен в локальных актах компании.
Как правило, обозначенный период составляет три года. После истечения указанного срока вся документация, которая касается уволенного работника, направляется в архив предприятия.
к содержанию ↑Обязательно ли составление обходного листа?
Согласно 84.1 статьи Трудового кодекса Российской Федерации, увольнение работника осуществляется на основании изданного руководителем предприятия приказа.
В последний день выполнения трудовых обязанностей в организации, руководитель компании должен выдать работнику трудовую книжку, а также выплатить все причитающиеся ему денежные средства. В день увольнения трудящемуся выплачивается заработная плата, отпускные, выходное пособие, а также компенсация за неиспользованный отгул.
Положения нормативно — правовых актов, которые регулируют трудовой процесс, не содержат требований, обязывающих увольняемого трудящегося составлять обходной лист. Исходя из представленной информации, руководитель предприятия не имеет права требовать от сотрудника его предоставление.
Обозначенные действия неправомерны и подпадают под содержание статьи 5.27 КоАП Российской Федерации — нарушение положений трудового законодательства.
Необходимо отметить, что существуют исключения для работников государственных учреждений, которые подчинены специализированным ведомствам и министерствам. В обозначенных организациях применение обходного листа является обязательным условием, о чем свидетельствует содержание отраслевых нормативно — правовых документов.
К примеру, процесс выдачи, учета и списания вещевой собственности в Органах внутренних дел Российской Федерации реализуется согласно утвержденному приказу Министерства внутренних дел России от 26.07.2012 № 725. Отмечается, что представители правоохранительных органов при подаче рапорта об увольнении должны составить обходной лист и предоставить его в заполненном виде в территориальное кадровое управление ведомства.
Обходной лист при увольнении необходимо оформлять только работникам, которые расторгают трудовой договор в следующих учреждениях:
- Федеральной миграционной службе;
- Министерстве спорта, туризма и молодежной политики;
- Службе по тарифной политике;
- Федеральной службе военно-технического сотрудничества.
В остальных ситуациях руководитель предприятия не имеет права отказывать подчиненному в выдаче трудовой книжки или расчете, основываясь на том, что последний не предоставил ему обходной лист.
к содержанию ↑Порядок оформления обходного листа при увольнении
Зачастую форма обходного листа имеется в отделе кадров предприятия, куда и необходимо обратиться работнику, при увольнении:
- После того, как трудящийся получит бланк обходного листа в кадровом отделе компании, ему необходимо сдать работодателю все документы, материально-технические ценности, которые у него остались. Также подчиненному следует последовательно обойти все подразделения организации, которые внесены в обходной лист, чтобы их руководители расписались в документе;
- Далее работнику следует направить руководителю предприятия обходной лист и заявление. Делается это для того, чтобы работодатель также расписался в обозначенных документах;
- После того, как трудящийся выполнит вышеуказанные пункты, он имеет право получить все денежные средства, которые ему причитаются (выходное пособие, компенсация за неиспользованный отпуск, дополнительные выплаты, если они ему положены), а также его личные документы.
Образец обходного листа при увольнении
Несмотря на то, что в положениях трудового законодательства Российской Федерации не обозначена унифицированная форма обходного листа при увольнении трудящегося с предприятия, это важный и необходимый документ для обеих сторон трудового соглашения. Представленный документ подтверждает факт того, что у работника и руководителя организации не имеются претензии друг к другу.
Так как не существует установленного образца представленного документа, подготавливается обходной лист согласно локальным документам учреждения.
Обходной лист должен содержать следующую информацию:
- Личные и контактные данные трудящегося, с которым происходит расторжение трудового договора;
- Наименование организации, а также ее юридический адрес;
- Должность уволенного работника;
- Личные и контактные данные руководителя предприятия;
- Далее обозначаются периоды увольнения;
- Список отделов и их руководителей, чьи подписи будут служить свидетельством отсутствия долгов за данным трудящимся;
- Информацию об устройстве рабочего места подчиненного. Если работнику предоставляются ключи от его собственного рабочего кабинета, а также если ему выделяется служебный телефон, то данные сведения указываются в обходном листе при увольнении обозначенного работника;
- Сведения о предоставлении трудящемуся оргтехники, рабочей мебели, канцелярских принадлежностей, средства связи;
- Информацию о том, что работнику был предоставлен доступ к программному обеспечению и к базам данных предприятия;
- Сведения о передаче рабочих документов организации, и о том, что работнику была предоставлена печать;
- Информация о том, что работнику был выдан пропуск, при помощи которого он попадал на территорию компании;
- Сведения о предоставлении трудящемуся доступа к электронному почтовому ящику учреждения;
- Если трудящемуся необходимы для работы специальные инструменты или материалы, то обозначенные сведения указываются в документе;
- Если работнику предоставили служебное транспортное средство, то данная информация также указывается в обходном листе при увольнении.
Далее трудящийся перед увольнением должен обойти с заполненным обходным листом всех специальных сотрудников. Обозначенные лица должны завизировать своей подписью факт того, что подчиненный сдал дела, документы, оборудование, которые были предоставлены ему на временное пользование.
Поставить свою подпись на обходном листе должны следующие лица:
- Непосредственный начальник подчиненного, которому последний передает документы и дела. Обозначенный руководитель обязан сделать в документах пометку, подтверждающую, что увольняемый работник передал ему в полном объеме отчеты о выполненной работе, а также текущие дела, которыми он занимался;
- Специалист кадрового отдела, который делает в обходном листе запись, свидетельствующую о том, что работник сдал всю требуемую документацию;
- Главный бухгалтер предприятия, который несет ответственность за финансы организации, делает запись, подтверждающую тот факт, что спецодежда и материальные ценности, предоставленные обозначенному подчиненному, переданы уполномоченному работнику;
- Специалист отдела снабжения обязан сделать пометку, которая свидетельствует о том, что работник передал первому, доверенное ему оборудование;
- Главный инженер предприятия должен сделать запись в обходном листе, которая подтверждает, что работник передал доверенную ему оргтехнику в рабочем состоянии.
Необходимо отметить, что руководитель предприятия имеет право внести в форму обходного листа другие необходимые ему сведения. Информация, касающаяся необходимости оформления обходного листа при увольнении сотрудника, должна присутствовать в локальных документах предприятия, а также в коллективном соглашении и должностных инструкциях.
Подписывать обозначенные документы и соглашаться на условия работы, трудящийся должен при трудоустройстве, чтобы впоследствии между работником и руководителем организации не возникло разногласий.
Срок хранения
Поскольку в положениях Трудового кодекса Российской Федерации не обозначено сведений согласно заполнения обходного листа при увольнении, то и информации о том, сколько необходимо хранить обозначенный документ, тоже нет. Зачастую обходной лист, оформляемый при увольнении, хранится временной период, который указан во внутренних документах предприятия.
В большинстве случаев срок хранения обходного листа, который заполняется при увольнении, составляет три года. Документ хранится в отделе кадров или в архиве компании.
Следующая
