Форма заявления для сотрудника о предоставлении документов подтверждающих расходы с служебных целях
Компенсация расходов на мобильную связь сотрудникам — это возмещение затрат работников, которые для выполнения своих служебных обязанностей вынуждены пользоваться собственными телефонами и сим-картами.
Когда и кому компенсируют расходы
Выплата компенсации осуществляется согласно утвержденному списку, обычно вместе с выдачей аванса или заработной платы.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как учитывать компенсацию расходов работника на мобильную связь. Используйте эти инструкции бесплатно.
Какие документы обязан предоставить работник
Для получения возмещения каждый работник предоставляет:
- копию договора с мобильным оператором;
- детализацию звонков, сделанных от имени организации.
к содержанию ↑ВНИМАНИЕ! Тем, кто сомневается, обязан ли работник предоставлять детализацию звонков по личной сим-карте, сообщаем, что по закону сотрудник не обязан предъявлять такой отчет. Но попросить сотрудника делать это в добровольном порядке для экономического обоснования затрат не запрещено.
Как правильно возместить затраты
Расходы возмещаются, если они произведены во время осуществления трудовых обязанностей. Это может быть оплата:
- за использование собственного имущества сотрудника (сотового телефона, ноутбука);
- износа технических средств;
- интернета или услуг сотового оператора.
Величина выплаты фиксируется в письменном виде в трудовом договоре либо в дополнительном соглашении, если потребность в этом возникла после оформления трудоустройства.
Как оформить возмещение расходов сотрудников на мобильную связь
Если сим-карта оформляется на предприятие и оно самостоятельно оплачивает услуги мобильного оператора, для каждого работника устанавливается определенный лимит и осуществляется учет расходов сотрудников на сотовую связь и их оформление. Оформление происходит следующим образом:
- Руководитель предприятия издает приказ, где указывает список должностей, в отношении которых будет действовать возмещение расходов.
- Подписывается договор с сотовым оператором.
- Подписывается соглашение с работником о выделении ему сотового рабочего телефона или sim-карты, отдельно оговаривается установленный лимит.
- Ежемесячное предоставление мобильным оператором документов для учета расходов: счета-фактуры, акты, детализации вызовов по каждому номеру.
Чтобы ответить на вопрос, достаточно ли только приказа на компенсацию сотовой связи, обратимся к письму УФНС России по г. Москве от 05.10.2010 № 16-15/104055@. В нем говорится, что необходимость использования сотового для выполнения рабочих обязанностей следует зафиксировать и в должностной инструкции сотрудника.
Образец приказа
Государственное бюджетное образовательное учреждение дополнительного образования детей специализированная детско-юношеская спортивная школа олимпийского резерва «Аллюр»
| 29.11.2020 г. | № 249 |
О корпоративной сотовой связи
С целью повышения результатов деятельности
- Для повышения результатов образовательной деятельности и эффективного взаимодействия с 1 декабря 2020 г. установить компенсацию использования мобильных телефонов согласно занимаемой должности.
- Выплачивается компенсация услуг связи
- директору
- главному бухгалтеру
- руководителю отдела кадров
- Для каждого назначается ежемесячная выплата в сумме:
- директору — 1500,00 руб.
- главному бухгалтеру — 500,00 руб.
- руководителю отдела кадров — 500,00 руб.
- Работник, получающий компенсацию, обязан быть доступен для вызова в рабочее время.
- Главному бухгалтеру Викторовой В.В. заключить договоры о возмещении расходов с каждым сотрудником и обеспечить их учет.
- Контроль за выполнением приказа осуществляет директор.
Налогообложение компенсации
Вне зависимости от того, получает ли работник средства в виде возмещения затрат на сотовую связь или компания оплачивает ее сама, НДФЛ и страховые взносы с компенсации расходов на мобильную связь сотруднику оплачивать не придется.
к содержанию ↑ВНИМАНИЕ! Чтобы избежать претензий по поводу налоговых и страховых выплат, приготовьте и храните полный комплект документов для доказательства обоснованности затрат.
Бухгалтерский учет выплат
Бухгалтерский учет компенсации услуг связи генеральному директору и другим сотрудникам производится при условии, что переговоры осуществлялись с целью получения организацией прибыли. Если свидетельства экономической обоснованности затрат отсутствуют, они не принимаются к учету.
Возмещение сотруднику расходов на нужды организации, произведённых за счёт собственных средств, в 1С: Бухгалтерии предприятия ред. 3.0
Наверно, прочитав тему статьи, многие подумают: «Ой, да что там сложного? Авансовый отчет провели, расходы возместили, и дело с концом!» А точно ли в этом случае применяется авансовый отчет? А может, вы должны купить эти ТМЦ у сотрудника, т.е. включить эти суммы в его доход, начислив при этом НДФЛ? В нашем аккаунте Instagram эта тема вызвала нешуточный ажиотаж: одна часть аудитории утверждает, что необходимо использовать авансовый отчет, другая – успешно начисляет НДФЛ с покупки ТМЦ.
Кто из них прав? Будем разбираться в данной публикации.
Расчеты с подотчётными лицами – это участок учёта, который регулярно встречается практически в любой организации независимо от вида и масштабов деятельности.
Мы уже не один раз рассказывали о том, как в программе 1С Бухгалтерия вести учет расчётов с подотчётными лицами.
Как оказалось, данная тема вам очень интересна!
По порядку ведения расчётов с подотчётниками всегда возникает много вопросов из-за отсутствия подробного нормативного регулирования.
Ведь на первый взгляд отражение расчётов с подотчётными лицами процедура достаточно простая и последовательная: работник получил денежные средства на административно-хозяйственные нужды компании, далее должен отчитаться об их расходовании, заполнив и представив в установленный срок авансовый отчёт со всеми подтверждающими документами. Затем авансовый отчёт принимается к учёту, бухгалтером отражается его проведение в 1С: Бухгалтерии предприятия.
Согласитесь, что на практике же довольно часто встречаются совершенно различные вариации.
Про невозврат подотчетной суммы мы рассказывали ранее.
Но есть еще ситуация, когда работник потратил свои деньги для служебных целей, например, если нужно срочно купить расходные материалы или быстро оплатить выполненную работу (ремонт автомобиля). А организация потом компенсирует уже произведенные расходы.
Или нередко бывают случаи, когда денежные средства целенаправленно не выдаются заранее сотрудникам в подотчёт, чтобы в дальнейшем избежать трудностей с «выуживанием» у них подтверждающих документов. А после того, как сотрудник предоставит авансовый отчет и подтверждающие к нему документы, возместят ему понесённые расходы.
Давайте разберём насколько безопасно так поступать и как правильно документально оформить такую ситуацию.
Перейдем сразу к практическому примеру: сотрудник организации «Интеграл» 01.02.2022 года приобрёл за собственные денежные средства материальные ценности на замену вышедших из строя. Далее он принёс подтверждающие документы в бухгалтерию с просьбой возместить его расходы.
В рекомендациях по составлению авансового отчёта сказано, что этот документ применяется для учёта денежных средств, выданных подотчётным лицам на административно-хозяйственные расходы.
В приведённом же нами примере деньги сотруднику не выдавались, то есть, исходя из сути предназначения авансового отчёта получается, что составлять его работнику не нужно.
Но в действительности же авансовые отчёты составляются и в тех случаях, когда сотрудники используют на хозяйственные нужды организации свои с деньги, а использованная сумма отражается как перерасход.
Каких-либо правил, регламентирующих данный вопрос, в законодательстве не предусмотрено.
На наш взгляд, в рассматриваемой ситуации можно также оформлять авансовый отчёт. Это не будет являться нарушением.
Только раздел «Авансы» останется незаполненным.
После проведения документа на лицевой стороне графа «Получен аванс» останется пустой.
А вот в графе «Перерасход» отразится сумма, которую сотруднику должна возместить организация.
После того как авансовый отчёт утвердит руководитель организация вправе возместить работнику данные расходы.
Никаких обязательных сроков на этот случай в законодательстве не установлено, поэтому компании их устанавливают самостоятельно, но такой срок должен быть разумным.
Некоторые бухгалтеры опасаются, что при проверке контрольными органами потраченные сотрудником суммы могут быть включены в его доход, облагаемый НДФЛ. Поскольку такая ситуация может быть расценена так, что работник организации купил товар (имущество), а затем продал его предприятию, тем более если распоряжение руководителя на выдачу аванса отсутствует.
Поэтому важно обращать тщательное внимание на оформление первичных документов: они должны быть выписаны на организацию, а не на физическое лицо! В противном случае налоговики вполне могут счесть последующую денежную компенсацию работнику как факт перепродажи товаров.
При надлежащем образом оформленных документах никакого дохода у работника не возникает. Даже Минфин это признает.
Таким образом, для минимизации проблем с контролирующими органами рекомендуем разработать и утвердить приказом руководителя локальный нормативный акт (например, положение или инструкцию) о компенсации (возмещении) расходов на административно-хозяйственные нужды организации, оплаченных работником за свой счёт.
В таком локальном акте, в частности, можно предусмотреть:
• ситуации, когда работники могут приобретать за свой счет товары (работы, услуги) в интересах организации;
• порядок информирования работодателя о необходимости расходов и их согласования;
• перечень расходов, которые подлежат возмещению (например, услуги автомойки, приобретение канцтоваров, запчастей для оргтехники);
• список работников, имеющих право нести расходы в интересах организации, оплачивая их собственными средствами с последующим их возмещением. Это могут быть конкретные лица либо лица, занимающие определенные должности;
• предельную сумму расходов каждого вида, подлежащую компенсации;
• перечень и формы документов, необходимых для получения компенсации.
Компенсировать уже произведённые расходы можно на основании заявления сотрудника, к которому следует приложить оправдательные документы.
Кроме того, перед совершением покупок сотрудник может написать на имя руководителя заявление о разрешении произвести расход в пользу организации за счёт собственных средств на определенные цели, обосновав его необходимость. Указанное заявление и будет основанием для совершения соответствующих действий.
И всё же наиболее безопасно предварительно выдавать сотруднику денежные средства, и если сумма будет намного меньше той, которую он потратит на покупки, то организация после предоставления авансового отчёта выдаст подотчётному лицу сумму перерасхода.
к содержанию ↑Служебная записка на возмещение денежных средств (образец)
Если работник потратил собственные денежные средства в интересах организации, то он вправе рассчитывать на возмещение затрат со стороны работодателя. Для реализации этой возможности составляется служебная записка о компенсации расходов.
Как правильно составить документ и что он должен содержать, рассмотрим в данной статье.
В каких случаях работнику положена компенсация расходов?
В ст. 188 ТК РФ закреплено право работника на компенсацию, если он использует личное имущество для осуществления профессиональных обязанностей.
В этом случае должно быть соблюдено два условия:
- Имущество используется в интересах работодателя.
- Работодатель согласен или поставлен в известность.
К имуществу относят инструменты, материалы, автотранспорт, оборудование, технические средства.
С целью информирования работников о видах затрат, которые подлежат возмещению, каждая организация разрабатывает и утверждает механизм компенсации расходов в форме приказа или положения.
К основным видам компенсаций относят:
Возмещение расходов по командировке. При необходимости срочной и неотложной поездки по рабочим вопросам, бухгалтерия не всегда успевает вовремя перечислить сумму командировочных. После возвращения сотрудника составляется служебная записка на компенсацию затрат, в том числе на проезд.
Заявление гражданин обязан подкрепить чеками и проездными документами;
Возмещение личных средств, направленных на покупку товаров или оплату услуг для фирмы . Например, затраты при закупке канцтоваров, на почту. В этом случае к служебной записке прикладывают квитанцию, счет-фактуру, копию доверенности, подтверждающей правомочия работника на закупку;
Компенсация за использование личного автомобиля и имущества в служебных целях. В данном случае положено возмещение расходов на бензин и на ремонт автомобиля. Если работа носит удаленный характер и связана с осуществлением телефонных звонков, то работодатель обязан компенсировать расходы на телефон и на мобильную связь;
Возмещение расходов на проезд в регион проведения отпуска (для организаций из районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностям).
Важно! Компенсация расходов гарантируется, если работник предоставит пакет документов, подтверждающих их совершение, а также при наличии верно составленной служебной записки.
Процедура не подлежит налогообложению, а ее нарушение может грозить неприятностями в случае проверок контролирующих органов.
к содержанию ↑Что такое служебная записка о возмещении затрат?
Цель составления служебной записки – информировать руководство о событиях, возникновение которых требует принятия управленческих решений. Могут составляться на:
- Возврат денег. В обязательном порядке документ должен содержать банковские реквизиты для перечисления средств.
- На покрытие расходов. Оформляется согласно приказу, изданному в организации. Документ финансовой отчетности.
- На предоставление подотчетных денег. Например, для компенсации представительских расходов – на такси, на проживание в месте командирования.
Внимание! В каждом конкретном случае служебная записка оформляется по форме, утвержденной в организации. Может быть предусмотрен фирменный бланк.
Законодатели не обязывают работника заявлять о своих издержках именно в служебной записке. Это может быть простое письменное заявление.
Чтобы обращаться к руководству с докладной, работник должен быть наделен правом осуществлять финансовые расчеты от имени организации и в ее интересах с последующим возмещением. Для этого оформляется приказ, а сотрудникам выдаются доверенности.
Форма служебной записки не регламентирована законодателями, поэтому за образец следует брать нормативный документ, разработанный работодателем или составленный квалифицированным юристом.
Вам также будет интересно:
Служебная записка должна быть написана с учетом требований:
- изложение информации в деловом, официальном стиле;
- сведения должны преподноситься кратко и четко;
- не должно быть искажений в датах, ФИО, числовых данных;
- обозначение конкретных требований с указанием суммы возмещения.
После направления документа руководителю, заявленная информация проверяется на достоверность. При подтверждении фактов, содержащихся в докладной, уполномоченное лицо ставит на ней отметку, дающую основания для выплаты необходимой суммы заявителю.
к содержанию ↑Содержание служебной записки
Таблица №1. Структура служебной записки.
| Пункты документа | Что содержат | |
|---|---|---|
| Преамбула | Кому адресована | Сверху в правом углу прописывается наименование организации, фамилия, имя и отчество руководителя, к которому обращается работник. |
| От кого | ФИО и должность лица, составившего прошение. | |
| Основной текст | Название документа | На странице посередине прописывается фраза «Служебная записка» с указанием подвида: о компенсации расходов. |
| Номер и дата регистрации | Могут быть указаны после названия или слева в углу страницы. | |
| Цели, на которые потрачены деньги | Подробно описываются обстоятельства совершения трат, например, на обучение или на медкомиссию, с указанием точных дат и сроков прибытия и отбытия. | |
| Сумма возмещения | Прописывается точная сумма, подлежащая компенсации, которая устанавливается в ходе переговоров или фиксируется в трудовом договоре/доп. соглашении к нему. | |
| Заключение | Данные работника | Фамилия, имя и отчество с расшифровкой, должность и подпись заявителя. |
Записку следует сопроводить документами, подтверждающими затраты (билеты, в том числе электронные, выписки с банковских карт, чеки, квитанции, договоры).
После визирования документ направляется в бухгалтерию для произведения расчетов и перечисления компенсации.
к содержанию ↑Основания отказа в компенсации расходов
В некоторых случаях работник может получить отказ в компенсации затрат:
- расходы были понесены без согласия или ведома работодателя;
- документы, подтверждающие расходы оформлены ненадлежащим образом, сомнение вызывает их достоверность (отсутствие реквизитов, позволяющих доказать произведение расходов в интересах организации-работодателя, отсутствие подписи руководителя, их утверждающей);
- приложенные к записке бумаги не доказывают факт совершения расходов в производственных целях;
- условиями трудового договора не предусмотрена возможность производить выплаты работнику, понесшему издержки в служебных целях.
Таким образом, даже действие гражданина, направленное на извлечение пользы для организации, но в нарушение локальных актов, не обязывает руководство выплачивать компенсацию понесенных расходов.
