Простой в организации: как правильно оформить документы в 2024 году
Текст: Елена Карсетская – юрист, эксперт по трудовому праву. Автор многочисленных публикаций в профессиональных изданиях. Автор книг «Трудовые книжки», «Сокращение штата», «Прием и увольнение работников»; «Локальные акты организации» и других.
В последнее время многие компании столкнулись с логистическими проблемами, проблемами с поставкой комплектующих материалов, в связи с чем вынуждены снижать темпы производства или оформлять простой. В данной статье предлагаем ознакомиться с основными правилами оформления простоя.
к содержанию ↑Простой из-за санкций
Простой – это временная приостановка работы по причинам экономического, технологического, технического или организационного характера. Такое определение содержится в ч .З ст. 72.2 ТК РФ. При этом простой может возникнуть по вине работника, работодателя или по причинам, которые не зависят от работника и работодателя.
Определить причину возникновения простоя важно, поскольку от того, кто признается виновным, будет определяться порядок оплаты работникам период временной приостановки работы.
В этой связи, у компаний, столкнувшихся с трудностями из-за санкций и вынужденных вводить простой, возникает вопрос, являются ли причины такого простоя не зависящими от работодателя.
Официальные разъяснения Минтруда России и Роструда по данному вопросу отсутствуют. Между тем, на официальном информационном портале Роструда можно найти разъяснения, где представители ведомства приходят к выводу, что, если простой напрямую обусловлен применением введенных в отношении РФ в 2024 г. санкций, это независящая от работодателя причина.
Отметим, что в данной ситуации, действительно, вины организаций в возникновении простоя нет, поэтому будет иметь место простой по причинам, не зависящим от работника и работодателя.
к содержанию ↑Оформление и оплата простоя
Отметим, что трудовое законодательство четко не регламентирует порядок оформления простоя. Работодатель при необходимости введения простоя должен издать приказ.
Приказ надо составить в произвольной форме, поскольку унифицированная форма такого документа отсутствует.
- причины введения простоя.
Также надо указать, что простой вводится по причинам, не зависящим от работника и работодателя; - в отношении каких работников вводится простой.
Организация может ввести простой в отношении работников отдельных подразделений (отделов, цехов и т. п.) или простой может распространяться на работников всей организации; - период простоя.
Следует указать дату начала простоя и предполагаемую дату окончания простоя. В том случае, если причины, по которым возник простой, не будут устранены к предполагаемой дате, период простоя можно продлить. Трудовое законодательство не устанавливает максимальную продолжительность простоя; - порядок оплаты простоя.
Поскольку в рассматриваемой ситуации простой не зависит ни от работника, ни от работодателя, период приостановки работы оплачивается в размере не менее двух третей тарифной ставки, оклада, рассчитанных пропорционально времени простоя (ч. 2 ст. 157 ТК РФ). - должны ли работники в период простоя находиться на рабочих местах.
Обратите внимание, что простой не включается в период отдыха работника, поэтому, по общему правилу, сотрудник должен находиться на рабочем месте. Если вы считаете, что нахождение работников на рабочих местах нецелесообразно, можно освободить работников от этой обязанности на период приостановки работы. Но право работников не присутствовать на рабочих местах во время простоя, следует отразить в приказе.
Далее работников следует ознакомить под подпись с приказом о введении простоя.
В табеле учета рабочего времени время простоя по причинам, не зависящим от работника и работодателя, отмечается кодом НП (или 32).
В 2024 году работник на период простоя может быть временно переведен в другую организацию по направлению центра занятости (Постановление Правительства РФ от 30.03.2022 № 511). Также Минтруд России полагает, что необходимость предоставления работодателем сведений о приостановке работы в центр занятости населения не зависит от количества работников, приостановивших работу (письмо Минтруда России от 28.04.2022 № 1406/ООГ-2853).
В этой связи в настоящий момент вопрос о необходимости уведомления центра занятости в случае, если организация частично приостановила работу, не выглядит однозначным.
к содержанию ↑Отпуск в период простоя
Если на период простоя в соответствии с графиком отпусков будут приходиться ежегодные оплачиваемые отпуска работников, представить такие отпуска организация должна по общим правилам. Никаких требований, ограничивающих право работников на использование отпуска в период простоя, нет.
Поэтому, если в соответствии с графиком работнику положен отпуск, предоставьте его в общем порядке.
Также нет ограничений на использование работником отпуска вне графика по согласованию с работодателем. Поэтому, если работник обратится с заявлением об использовании отпуска вне графика, у организации не будет возражений, отпуск также оформляется по общим правилам, ограничения отсутствуют.
Имейте в виду, что принудительно направлять работников в отпуска вместо того, чтобы оформить простой, работодатель не вправе.
к содержанию ↑Инструкция: как действовать при простое по вине заказчика
Простой по вине заказчика — это время, в течение которого подрядчик не может исполнять принятые по договору обязанности, потому что его контрагент не предоставил необходимых материалов либо не выполнил условия, обеспечивающие возможность работы.
Что считается простоем
Достижение результата договора подряда — это совместная задача заказчика и подрядчика. И сполнитель не способен полноценно выполнить свои обязанности без участия, в той или иной форме, обеих сторон.
Если клиент свою часть обязательств не исполняет, то и исполнитель часто не может продолжать выполнять свою часть, из-за чего у него возникает вынужденный простой.
На практике простой связан с:
- непредоставлением клиентом необходимых материалов и технических приспособлений, если их предоставление закреплено за заказчиком договором;
- пренебрежением при создании необходимых условий для работы;
- непредоставлением необходимых документов, например, согласований или разрешений на работу, если необходимость в таких документах следует из содержания соглашения.
Если клиент не исполняет обязанности, исполнителю категорически не рекомендуется решать этот вопрос самостоятельно. Например, без согласований закупать материалы или продолжать работы в отсутствии документальных распоряжений контрагента, когда они нужны.
Работу необходимо остановить, заактировать факт невозможности продолжения их выполнения и направить контрагенту официальное письменное уведомление о необходимости выполнять свои обязанности.
Что можно взыскать с заказчика за простой
Гражданский кодекс в случае простоя по вине заказчика предоставляет подрядчику возможность:
- взыскать убытки и издержки, возникшие в связи с простоем;
- либо потребовать увеличения договорной цены;
- либо перенести договорные сроки.
Когда клиент не предоставляет материалы, оборудование или необходимую документацию, исполнитель вправе отказаться от договора. В таких ситуациях, помимо убытков и издержек, он вправе потребовать уплаты стоимости фактически выполненных работ.
Стороны могут договориться, как будет оплачиваться период простоя. Если такая договоренность в подрядном соглашении присутствует, сумму оплаты простоя можно взыскать.
к содержанию ↑Что нужно прописать в договоре подряда
Чтобы вопросы простоя можно было решить быстро и полюбовно, необходимо на этапе заключения предусмотреть в соглашении сторон:
- четкий перечень обязанностей обеих сторон, особенно клиента;
- срок исполнения каждой из них — чем конкретнее, тем лучше. Например, если клиент обязуется поставлять необходимые материалы, но не все вместе, а по мере выполнения этапов работ, следует прописать в договоре, что материалы в количестве, необходимом для выполнения очередного этапа, должны быть предоставлены подрядчику не позднее чем за определенное количество дней до момента начала выполнения этого этапа в соответствии с календарным планом работ. Календарный план в таком случае следует приложить к договору;
- условия оплаты периодов простоя — можно определить стоимость одного часа или одного дня простоя в виде процента от стоимости одного дня работ либо сразу оговорить конкретную стоимость одного дня или часа;
- ответственность сторон за ненадлежащее исполнение обязательств. Это особенно важно, если условие оплаты простоя в договоре отсутствует, тогда за просрочку исполнения обязанностей по соглашению подрядчик сможет взыскать с заказчика неустойку;
- порядок выставления взаимных претензий, срок их рассмотрения, при необходимости — подсудность.
Как взыскать компенсацию за простой
Если возник простой и исполнитель получил основания для взыскания с клиента, первым делом следует направить официальную письменную претензию. Даже если претензионный порядок не оговорен в договоре, его соблюдение необходимо для последующего обращения в суд.
В претензии должны содержаться основания взыскания: необходимо кратко обрисовать, что именно нарушил заказчик и по какому пункту договора подрядчик выставляет требования, расчет суммы взыскания за простой, порядок погашения, например, можно указать реквизиты для перечисления компенсации и срок для добровольного перечисления. Завершить претензию можно напоминанием о том, что при отказе клиента от перечисления требуемой суммы подрядчик готов обратиться в суд.
Если ответа на претензию не последовало или клиент с претензией не согласен, можно приступать к судебному взысканию.
к содержанию ↑Для чего нужен акт простоя
Таким документом фиксируют факт простоя. Он поможет доказать, что подрядчик какое-то время не мог работать по вине своего контрагента. Акт, в числе прочих документов, потребуется для взыскания компенсации с заказчика.
Составление акта о простое не исключает письменного уведомления клиента о невозможности исполнителя следовать своим обязанностям. Более того, к письменному уведомлению желательно приложить копию акта.
к содержанию ↑Как составить акт простоя
Акт составляется в письменной форме сотрудниками подрядчика. Лучше задействовать сотрудников, занятых в разных подразделениях и, насколько это возможно, независимых друг от друга. Они не обязательно должны относиться к руководящему составу организации. В комиссию должны входить не менее двух-трех человек, предельная численность не ограничена.
В акте необходимо отразить:
- дату и время составления;
- место составления документа: адрес объекта, характеристики, позволяющие его идентифицировать;
- состав лиц, участвующих в актировании;
- причины простоя, обязательно указав, что присутствует вина заказчика;
- ссылку на договор, в идеале — на его пункт, устанавливающий обязанность заказчика, которую он не исполнил, из-за чего возник простой.
В конце акта все члены комиссии расписываются, подтверждая тем самым свое согласие с изложенной информацией.
Особенности для простоя транспорта и техники
Простой техники по вине заказчика — закономерное следствие неисполнения клиентом обязанностей по договору: если исполнитель не способен выполнять работы, техника в этом время стоит без дела.
Невостребованность техники влечет издержки:
- необходимость оплаты времени сотрудников, обслуживающих эту технику и управляющих ею;
- амортизация техники;
- необходимость поддержания техники в рабочем состоянии, что при простое порой сложнее, чем во время работы.
Все эти издержки подрядчик вправе предъявить клиенту к возмещению. Чтобы возмещение было более вероятно, составляя акт простоя и уведомляя клиента о необходимости исполнения его обязательств по договору, желательно указать, какая техника простаивает и какие издержки претерпевает подрядчик.
к содержанию ↑Особенности для простоя грузов
Простой грузов возникает, например, когда транспортная организация привозит груз заказчику и вынуждена ждать, пока клиент его выгрузит.
Срок выгрузки, измеряемый в часах, должен быть предусмотрен договором перевозки. Ч асто заказчики предусматривают длительный, до суток, период выгрузки. Чтобы минимизировать период бесплатного простоя, следует еще на этапе согласования договора обратить внимание на эту величину.
Срок выгрузки начинает исчисляться с момента предъявления водителем товарно-транспортной накладной заказчику по факту прибытия в место разгрузки.
Следующая
